Auteur: Saartje

In deze blogpost analyseren we wat het verschil is tussen een consultant, een (virtual) assistant, een secretaresse en een office sidekick en welke ondersteuning bij jouw bedrijf past.

Inleiding: welke ondersteuning heeft jouw bedrijf nodig?

Veel ondernemers en bedrijven hebben extra ondersteuning nodig. Hoe kies je nu welke rol best past bij jouw noden? Kies je voor een strategische consultant, een uitvoerende assistente of secretaresse of voor een strategisch én uitvoerende office sidekick? Hieronder zet ik de verschillen en gelijkenissen even op een rijtje, op die manier kan je de beste keuze maken.

Wat doet een consultant?

Een consultant is een strategisch adviseur die bedrijven helpt bij groei, efficiëntie en procesoptimalisatie. Hij/zij:

• analyseert problemen en stelt verbetering voor
• helpt bij bedrijfsstrategie en groei
• werkt op projectbasis en is vaak gespecialiseerd in een bepaald vakgebied

Een consultant is dus ideaal voor bedrijven die behoefte hebben aan advies en strategie, niet aan uitvoerende taken.

📝 Voorbeeld: een HR-consultant adviseert over aanwervingsprocedures, maar voert zelf geen sollicitatiegesprekken uit.

Wat doet een assistant/secretaresse?

Een (virtuele) assistant of secretaresse richt zich vooral op uitvoerende taken. Hij/zij werkt al dan niet intern in het bedrijf en is vaak de administratieve steunpilaar voor management of een team. Hij/zij:

• doet mailbeheer en agendabeheer
• doet data-invoer en klantopvolging
• helpt bij social media ondersteuning
• is verantwoordelijk voor notuleren en verslaggeving
• doet telefonisch contact en klantontvangst
• bereidt documenten en vergaderingen voor

Een assistant of secretaresse is ideaal voor ondernemers die praktische taken willen uitbesteden en geen nood hebben aan strategische input.

📨 Voorbeeld: een assistant beantwoordt inkomende e-mails en plant afspraken in, maar denkt niet actief mee over een efficiëntere workflow.

Wat doet een office sidekick?

Een office sidekick is de ultieme rechterhand (links in mijn geval!) van een ondernemer of team. Deze rol combineert strategie en uitvoering, waardoor processen niet alleen worden geoptimaliseerd, ze worden ook meteen aangepakt. Ik:

• ondersteun administratief én operationeel
• help met workflows, tools en planning
• breng structuur en efficiëntie in dagelijkse taken
• ben flexibel inzetbaar (freelance of vast)

Een office sidekick is ideaal voor ondernemers en kleine bedrijven die zowel strategisch als uitvoerend ondersteuning nodig hebben. Een office sidekick neemt werk uit de handen, denkt mee en zorgt voor meer overzicht en efficiëntie.

🗃️ Voorbeeld: een office sidekick ziet dat een ondernemer tijd verliest met e-mailbeheer, stelt een efficiënter systeem voor én implementeert het meteen.

Consultant vs. assistant/secretaresse vs. office sidekick: wat kies jij?

Conclusie

Elke rol heeft zijn eigen sterktes, toch blijkt dat een office sidekick de ideale middenweg is voor ondernemers die zowel strategisch als uitvoerend ondersteuning willen.

Wil jij efficiënter werken zonder in te boeten op kwaliteit? Ontdek hoe ik als office sidekick jouw bedrijf kan ontzorgen!

🫱🏻‍🫲🏼 Plan een gratis kennismaking

P.S. Wist je dat sommige mensen mij al eens Mariette noemen? Niet erg natuurlijk, want dat doet m’n moeder al sinds ik kind ben, dus ik luister even goed!

P.S.2 Wist je dat sommige mensen ook al eens Madamme Mariette, Madam Mariette of mevrouw Mariëtte zeggen? Ook niet erg natuurlijk, want als freelancer ben ik flexibel (én vergevingsgezind 😉).

P.S.3 Welke naam we er ook plakken, ik sta tot je dienst, dat staat vast!

In deze blogpost bekijken we wat procesoptimalisatie betekent voor ondernemers.

Wat is procesoptimalisatie en waarom is het belangrijk?

Procesoptimalisatie doe je door bestaande bedrijfsprocessen onder de loep te nemen, in kaart te brengen wat wel en niet werkt en met deze resultaten aanpassingen te maken. Soms kan blijken dat er bepaalde processen ontbreken. Deze processen installeren in je onderneming zijn dan cruciaal. Procesoptimalisatie verhoogt de efficiëntie in je onderneming en verbetert de workflow.

Veelvoorkomende knelpunten in KMO’s en bij zelfstandigen

Veelvoorkomende knelpunten bij ondernemers zijn tijdsgebrek, slechte administratie en trage communicatie. Dit zijn allemaal zaken die de productiviteit negatief beïnvloeden.

• Tijdsgebrek kan ontstaan uit stroef lopende processen. Wist je dat je heel wat dingen kan automatiseren in je bedrijf?
• Slechte administratie zorgt ervoor dat je soms dubbel zoveel werk hebt. Wist je dat een goede office sidekick je hierbij kan ondersteunen? Dan geef je het niet alleen uit handen, je administratie wordt ook professioneel en efficiënt gedaan.
• Trage communicatie maakt dat sommige deals in het water vallen, als je hier je proces optimaliseert (en eventueel zelfs automatiseert) is de kans op een vlotte samenwerking des te groter.

Hoe een office sidekick helpt bij procesoptimalisatie

Zoals hierboven al even vermeld, kan een goede office sidekick je ondersteunen en ontzorgen op vlak van administratie en procesoptimalisatie. Zo is er in je onderneming meer tijd en focus voor de kernactiviteiten, zijn er minder administratieve lasten en ontstaat er een soepelere workflow.

Jouw office sidekick kan je bedrijfsprocessen in kaart brengen, de pijnpunten oplijsten en dan optimalisaties voorstellen en uitvoeren. Je wint niet alleen tijd door het uit handen te geven, je wint ook tijd door de resultaten! Hier enkele voorbeelden.

1. Efficiëntie in documentbeheer en archivering

Als je als ondernemer papierloos wil werken, digitaal wil archiveren of in het algemeen je documentbeheer wil optimaliseren, kan een office sidekick je hierin ondersteunen.

Een aantal tools die hierbij handig kunnen zijn, zijn Google Drive, Dropbox en Notion (mijn persoonlijke favoriet). Wat doet een office sidekick dan voor jou? Als je al een digitaal systeem hebt, kijken we samen hoe we dit kunnen optimaliseren. Een mappenstructuur die je in het begin van je onderneming hebt gekozen, is vaak niet meer optimaal voor je huidige bedrijfsprocessen. Zo komen er op termijn mappen bij, worden er veel te veel submappen gemaakt en weet je niet meer waar je documenten nog kan terugvinden. Jouw office sidekick brengt hier terug een heldere structuur in en organiseert dit weer op maat van jouw onderneming. Ook als je een nieuw programma wilt invoeren is de ondersteuning van een office sidekick niet te onderschatten. Zo wordt alles geïnstalleerd voor jou en kunnen desgewenst ook alle medewerkers opgeleid worden.

2. optimalisatie van administratieve processen

Minder administratie voor ondernemers, het lijkt wel een slogan voor de politiek. Er zijn slechts weinig zaken die je zoveel tijd opleveren als efficiëntie in administratie. Je office sidekick kan je ondersteunen of ontzorgen in facturatie, e-mailbeheer en agenda-updates. Er zijn nog veel meer taken die je deel of volledig uit handen kan geven. Neem hiervoor zeker een kijkje op de pagina diensten.

3. Verbetering van communicatie- en agendabeheer

Niet alleen je administratie, ook je communicatie kan verbeterd worden in je onderneming. Zo kan je je agenda, planning en e-mailbeheer samen met je office sidekick optimaliseren. Op die manier schakelt je onderneming meteen een versnelling hoger.

Een gedeelde agenda met je office sidekick en mensen die hier baat bij hebben, zorgt voor vlottere communicatie. Wist je dat je daar ook je privacy kan bewaken? In je agenda, gedeeld of niet, kan je automatische herinneringen aanzetten, op het moment dat het voor jou interessant is. Kijk je elke ochtend even in je agenda, of ben je meer iemand die graag voor het slapen gaan even de planning overloopt?

Je office sidekick kan in je mailbox ook slimme e-mailfilters instellen. Zo hoef je niet elke dag over te lopen van de mails en kan je kiezen welke mappen je op welk moment behandelt. Als je op dit punt al helemaal klaar bent voor procesoptimalisatie voor ondernemers, contacteer me dan even en dan kijken we samen hoe we verder kunnen.

4. Stroomlijnen van klantenbeheer

Je kent het vast wel, je had een leuk contact met een potentiële klant, je stelde een offerte op en dan… radiostilte. Wat een jammer gevoel! Wist je dat je door op de juiste momenten terug in te haken en even op te volgen, je kans op succes vergroot? Moet je dit dan allemaal zelf onthouden? Nee toch, daarvoor heb je een CRM én een office sidekick. Zo kan je alles overzichtelijk bewaren, doe je aan efficiënt klantenbeheer en verbeter je je klantenrelaties.

Praktische stappen om een office sidekick in te schakelen voor optimalisatie

Oké, je bent overtuigd. Hoe beginnen we nu aan procesoptimalisatie voor jouw onderneming?

1. Je maakt een vrijblijvende afspraak voor een kennismaking
2. We stellen samen je behoeftenanalyse op
3. Ik stel een concrete takenlijst op, die we desgewenst nog eens overlopen
4. Jij focust je op je kerntaken, terwijl ik je processen optimaliseer

Je kan me via mail bereiken of als je liever belt, kan dat natuurlijk ook. Doe je dat bellen toch niet zo graag? Ook dat is een taak die je aan je office sidekick kan uitbesteden.

Conclusie: tijds- en kwaliteitswinst door optimalisatie

Er valt heel wat tijd en kwaliteit in je bedrijf te winnen door je processen te optimaliseren. In deze blog zijn er slechts enkele voorbeelden vermeld, er zijn nog zoveel meer mogelijkheden.

Wil je meteen aan de slag, contacteer me dan snel en boek je gratis kennismaking in.

Denk er alvast eens over na: welke processen zou jij graag willen optimaliseren?

In deze blogpost bespreken we de zes taken die je meteen kan uitbesteden als ondernemer.

Waarom taken delegeren aan een office assistant?

Soms is het tijdbesparend als je als ondernemer taken delegeert. Waarom zou je dan een personal assistant, virtual assistant, freelance secretaresse kiezen? Ten eerste voegt het superveel waarde toe aan je bedrijf, dit omdat de expertise wordt toegevoegd en jij dan meer tijd en focus hebt voor jouw kernactiviteiten. In het algemeen zorgt dit dus voor minder stress. Last but not least, is het ook een stuk goedkoper dan personeel aannemen, want een assistant werkt gewoon op factuur.

1. Agendabeheer en afspraken inplannen

Een eerste taak die je kan uitbesteden is agendabeheer. Door een office sidekick in te schakelen voor je agendabeheer, hoef jij je niet meer druk te maken over afspraken inplannen. Dit verhoogt je productiviteit als ondernemer, jouw afspraken worden ingepland en jij kan je focussen op wat echt belangrijk is.

Een office sidekick neemt contact op met jouw potentiële klanten, leveranciers en andere belangrijke partners voor jouw bedrijf. Samen komen ze tot een geschikte plaats, tijd en datum. Je office sidekick beheert deze afspraken, boekt ze in in jouw agenda, zorgt ervoor dat je tijdig herinneringen krijgt hierover, voorkomt dubbele boekingen, …

Dit doen we dan uiteraard met de tools die jij handig vindt, of die we samen ingesteld hebben. Dat kan bijvoorbeeld met Google Calendar, Calendly, de kalender van Microsoft Outlook, iCal.

2. E-mailbeheer en inboxorganisatie

Een andere taak die je kan uitbesteden is e-mailbeheer als terugkerende taak of inboxorganisatie als eenmalige taak.

Als terugkerende taak je e-mail laten beheren is slim, voordat jij jouw inbox bekijkt, heeft je office sidekick die al gefilterd en op prioriteit georganiseerd. Zo hoef je niet elke dag opnieuw door het kluwen van ongewenste mails werken. Je kan meteen duiken in de mails die belangrijk zijn voor jou.

Wist je dat mijn inbox bijvoorbeeld “inbox zero” is? Mails worden dagelijks georganiseerd in mappen en op vaste momenten worden deze dan verwerkt. Hierdoor gaat je stress ook een heel deel naar beneden want je wordt niet voortdurend herinnerd aan openstaande taken. Samen eenmalig heldere automatische regels en mappen instellen, kan je heel wat stress besparen.

Als je hiervoor beroep wilt doen op mevrouw Mariette, bekijk dan zeker eens onze diensten.

3. Klanten- en relatiebeheer (CRM)

Een derde taak je kan uitbesteden is klanten- en relatiebeheer, oftewel je CRM. CRM betekent “Customer Relationship Management”. Er zijn verschillende programma’s zoals Teamleader, Odoo, Hubspot op de markt.

Concreet betekent dit:

• inventariseren welke contacten je hebt: klanten, leveranciers, belangrijke partners
• contactmomenten bijhouden: wanneer had je voor het laatst contact en wat werd besproken?
• logische volgorde opstellen van contactmomenten: bv. eerste uitnodiging, gesprek, offerte, bespreking offerte, opstart werken, opvolging werken, feedback
• tijdig offertes opvolgen

Een aantal van deze taken kan ook geautomatiseerd worden, alweer een zorg minder! Bovendien zorgt een goede opvolging voor een hogere klantentevredenheid en betere conversies.

4. Financieel en administratief werk (facturatie en inkoop)

Hoe een office sidekick je kan helpen met het financieel beheer is net iets ingewikkelder. Het ligt wettelijk vast welke taken je wel en niet mag uitbesteden, boekhouder is namelijk een beschermd beroep. Niettemin zijn er wel een aantal taken die jouw office sidekick samen met jou kan stroomlijnen, voorbereiden en opvolgen.

Een samenwerking tussen je office sidekick en jouw eigen boekhouder is ook altijd mogelijk.

Zelf gebruik ik Dexxter en ik ben super tevreden van de overzichtelijke manier van werken. Ideaal voor ondernemers met een eenmanszaak. Wil je Dexxter ook in jouw onderneming gebruiken? Via deze link krijg je korting!

5. Projectbeheer en planning

Een vijfde taak die handig is om uit te besteden aan je office sidekick is projectbeheer en planning. Efficiënt (samen)werken aan je bedrijf zorgt voor een heldere visie op dagdagelijkse taken, zonder de doelen en missie van je bedrijf uit het oog te verliezen.

Een office sidekick kan je helpen taken toewijzen, deadlines bewaken en planningstools gebruiken. Hier zijn ook weer verschillende programma’s voor op de markt, bv. Trello, Meistertask en Odoo. Een office sidekick kan dit voor jou helemaal installeren, op punt zetten, optimaliseren en onderhouden.

6. Documentbeheer en archivering

Een laatste taak die je meteen kan uitbesteden als ondernemer is documentbeheer en archivering.

Dit kan gaan over een eenmalige “grote kuis” van je papieren en/of digitale bestanden of het regelmatig beheer van je mappen en organisatie. Zo kan je office sidekick je ondersteunen om een papierloze ondernemer te worden, je mappen te organiseren zodat werknemers weten waar ze alles kunnen vinden, …

Hier heb je heel leuke en handige tools voor zoals Google Drive, iCloud, Dropbox en mijn persoonlijke favoriet: Notion.

De kracht van uitbesteden: meer tijd voor groei en innovatie

Als ondernemer kan je heel wat tijd besparen wanneer je één of meerdere van deze taken uitbesteedt aan een office sidekick. Zo is er meer tijd en energie over om je te focussen op de kwaliteit van jouw onderneming. Ook de optimalisatie van nieuw ingevoerde processen of bestaande processen zorgen voor heel wat tijdswinst, meer weten: lees deze blogpost.

Wil jij ook meer tijd voor je bedrijf? Ontdek hoe ik je kan helpen.

Tips voor een effectieve samenwerking met je office sidekick

Samenwerken met een goede office sidekick heeft heel wat voordelen. Hoe je zo’n office sidekick best kiest, lees je in mijn blog: Hoe kies je een office sidekick voor je bedrijf?.

Boek je meteen een afspraak? Dat kan!

In deze blogpost bespreken we de vraag: Hoe kies je een office sidekick voor je bedrijf?

Waarom een office sidekick? De voordelen voor jouw bedrijf

Bij het in dienst nemen van een office sidekick in jouw bedrijf, zijn er heel wat voordelen. Door taken uit handen te geven die jij minder graag doet, of minder goed kan, boek je een enorme tijdswinst. Tijd die jij dan weer kan investeren in taken die je wel graag doet en waar jij energie van krijgt. Dankzij de expertise van jouw office sidekick, zullen de taken misschien ook wel efficiënter verlopen, waardoor je daar ook weer extra tijd kan winnen om samen nog meer te verwezenlijken in jouw zaak.

Welke taken kan een office sidekick overnemen?

Afhankelijk van de expertise van jouw office sidekick, zijn er verschillende mogelijkheden. Stel, jouw inbox bezorgt je elke ochtend meteen stress, dan kan jouw office sidekick die voor jou organiseren en beheren. Hoeveel je zelf nog wilt doen, kan je uiteraard samen bespreken. Ook dingen zoals agendabeheer, administratief werk, klantbeheer en projectondersteuning zijn allemaal taken die je samen kan doen, of kan overlaten aan je office sidekick. Bekijk hier ook zeker de mogelijkheden van mevrouw Mariette.

Virtueel of fysiek? De voordelen van een virtuele office sidekick.

Je kan natuurlijk altijd zelf beslissen wat voor jouw zaak het meest interessant is, iemand op kantoor, een virtuele sidekick of een mix van de twee. Op kantoor is er persoonlijk contact en zijn fysieke zaken gemakkelijker te organiseren, zoals bijvoorbeeld de postverwerking of papieren facturen inboeken. Een office sidekick die virtueel ondersteunt is natuurlijk een stuk flexibeler en bespaart je kosten zoals kilometervergoeding en een werkplek extra inrichten. Onderzoek toont aan dat remote werken productiever werkt, nog een win. Uiteraard kan je ook voor een hybride oplossing kiezen waarbij zowel in-house als virtueel gecombineerd worden.

Eigenschappen om te zoeken in een goede office sidekick

Enkele belangrijke kwaliteiten die je mag verwachten van een office sidekick:

• organisatievermogen
• communicatievaardigheden
• probleemoplossend vermogen
• software-technisch ingesteld

Diensten en tarieven: wat kun je verwachten?

Eigenlijk geldt ook hier weer dat alles bespreekbaar is, zolang je maar binnen de zakelijke dienstverlening blijft. Sommige assistenten kiezen voor een vast uurtarief, sommige voor een uurtarief per soort dienst (eenvoudige taken als facturen inboeken komen dan goedkoper uit, dan bijvoorbeeld eventplanning) en dan zijn er ook nog de pakketten (een inboxbeheer-pakket, of een ondersteuning van 10 uur per maand bijvoorbeeld). Het belangrijkste is natuurlijk dat deze ondersteuning waarde toevoegt aan jouw bedrijf.

Waar vind je een betrouwbare office sidekick?

Er zijn verschillende opties, er bestaan freelance platformen, gespecialiseerde bureaus of misschien kreeg je wel een aanbeveling van een collega ondernemer. Het belangrijkste voor een goede match tussen jouw onderneming en je office sidekick is een goed gevoel. Als je geen fijne klik hebt met de persoon die jouw administratief zal ontzorgen, loopt het vroeg of laat mis. Dus als je graag eens kijkt of de klik er is, plan dan gerust een gesprek in.

Hoe beoordeel je of een office sidekick bij jouw bedrijf past?

Bij een eerste kennismakingsgesprek voel je vaak al snel of de klik er is of niet. Daarnaast kan je ook kijken of de competenties voor jouw opdracht aanwezig zijn in je kandidaat. Denk bijvoorbeeld aan een slordige boekhouder, dat voelt niet juist. Of iemand die in contact zal staan met jouw klanten en niet stipt is, dat komt jouw imago als bedrijf niet ten goede. Kies dus de juiste persoon voor de passende taak.

Het proces van inwerken en samenwerken met een office sidekick

Als na een kennismaking blijkt dat jullie een goede match zijn, plan dan alvast samen een eerste moment waar de concrete taken worden overlopen. Communiceer duidelijk wat jij van je sidekick verwacht en luister aandachtig naar wat je sidekick van jou verwacht. Je sidekick maakt een overzicht van alle taken (want de administratie doe jij nu even niet) en dan kunnen jullie van daar verder.

Conclusie: investeer in de juiste office sidekick voor succes en groei

Zo, je hebt een goede match gevonden, aan de slag! Ik som nog even de voordelen van een office sidekick op:

• tijdswinst
• meer energie voor je kerntaken
• meer efficiëntie in je bedrijf
• en natuurlijk ook kostenbesparend: je betaalt enkel voor de taken die je nodig hebt en op voorhand hebt afgesproken

Ben je nu helemaal enthousiast om meteen aan de slag te gaan? Contacteer me en we plannen meteen een vrijblijvend kennismakingsgesprek.