In deze blogpost bekijken we wat procesoptimalisatie betekent voor ondernemers.
Wat is procesoptimalisatie en waarom is het belangrijk?
Procesoptimalisatie doe je door bestaande bedrijfsprocessen onder de loep te nemen, in kaart te brengen wat wel en niet werkt en met deze resultaten aanpassingen te maken. Soms kan blijken dat er bepaalde processen ontbreken. Deze processen installeren in je onderneming zijn dan cruciaal. Procesoptimalisatie verhoogt de efficiëntie in je onderneming en verbetert de workflow.
Veelvoorkomende knelpunten in KMO’s en bij zelfstandigen
Veelvoorkomende knelpunten bij ondernemers zijn tijdsgebrek, slechte administratie en trage communicatie. Dit zijn allemaal zaken die de productiviteit negatief beïnvloeden.
- Tijdsgebrek kan ontstaan uit stroef lopende processen. Wist je dat je heel wat dingen kan automatiseren in je bedrijf?
- Slechte administratie zorgt ervoor dat je soms dubbel zoveel werk hebt. Wist je dat een goede office sidekick je hierbij kan ondersteunen? Dan geef je het niet alleen uit handen, je administratie wordt ook professioneel en efficiënt gedaan.
- Trage communicatie maakt dat sommige deals in het water vallen, als je hier je proces optimaliseert (en eventueel zelfs automatiseert) is de kans op een vlotte samenwerking des te groter.
Hoe een office sidekick helpt bij procesoptimalisatie
Zoals hierboven al even vermeld, kan een goede office sidekick je ondersteunen en ontzorgen op vlak van administratie en procesoptimalisatie. Zo is er in je onderneming meer tijd en focus voor de kernactiviteiten, zijn er minder administratieve lasten en ontstaat er een soepelere workflow.
Jouw office sidekick kan je bedrijfsprocessen in kaart brengen, de pijnpunten oplijsten en dan optimalisaties voorstellen en uitvoeren. Je wint niet alleen tijd door het uit handen te geven, je wint ook tijd door de resultaten! Hier enkele voorbeelden.
1. Efficiëntie in documentbeheer en archivering
Als je als ondernemer papierloos wil werken, digitaal wil archiveren of in het algemeen je documentbeheer wil optimaliseren, kan een office sidekick je hierin ondersteunen.
Een aantal tools die hierbij handig kunnen zijn, zijn Google Drive, Dropbox en Notion (mijn persoonlijke favoriet). Wat doet een office sidekick dan voor jou? Als je al een digitaal systeem hebt, kijken we samen hoe we dit kunnen optimaliseren. Een mappenstructuur die je in het begin van je onderneming hebt gekozen, is vaak niet meer optimaal voor je huidige bedrijfsprocessen. Zo komen er op termijn mappen bij, worden er veel te veel submappen gemaakt en weet je niet meer waar je documenten nog kan terugvinden. Jouw office sidekick brengt hier terug een heldere structuur in en organiseert dit weer op maat van jouw onderneming. Ook als je een nieuw programma wilt invoeren is de ondersteuning van een office sidekick niet te onderschatten. Zo wordt alles geïnstalleerd voor jou en kunnen desgewenst ook alle medewerkers opgeleid worden.
2. optimalisatie van administratieve processen
Minder administratie voor ondernemers, het lijkt wel een slogan voor de politiek. Er zijn slechts weinig zaken die je zoveel tijd opleveren als efficiëntie in administratie. Je office sidekick kan je ondersteunen of ontzorgen in facturatie, e-mailbeheer en agenda-updates. Er zijn nog veel meer taken die je deel of volledig uit handen kan geven. Neem hiervoor zeker een kijkje op de pagina diensten.
3. Verbetering van communicatie- en agendabeheer
Niet alleen je administratie, ook je communicatie kan verbeterd worden in je onderneming. Zo kan je je agenda, planning en e-mailbeheer samen met je office sidekick optimaliseren. Op die manier schakelt je onderneming meteen een versnelling hoger.
Een gedeelde agenda met je office sidekick en mensen die hier baat bij hebben, zorgt voor vlottere communicatie. Wist je dat je daar ook je privacy kan bewaken? In je agenda, gedeeld of niet, kan je automatische herinneringen aanzetten, op het moment dat het voor jou interessant is. Kijk je elke ochtend even in je agenda, of ben je meer iemand die graag voor het slapen gaan even de planning overloopt?
Je office sidekick kan in je mailbox ook slimme e-mailfilters instellen. Zo hoef je niet elke dag over te lopen van de mails en kan je kiezen welke mappen je op welk moment behandelt. Als je op dit punt al helemaal klaar bent voor procesoptimalisatie voor ondernemers, contacteer me dan even en dan kijken we samen hoe we verder kunnen.
4. Stroomlijnen van klantenbeheer
Je kent het vast wel, je had een leuk contact met een potentiële klant, je stelde een offerte op en dan… radiostilte. Wat een jammer gevoel! Wist je dat je door op de juiste momenten terug in te haken en even op te volgen, je kans op succes vergroot? Moet je dit dan allemaal zelf onthouden? Nee toch, daarvoor heb je een CRM én een office sidekick. Zo kan je alles overzichtelijk bewaren, doe je aan efficiënt klantenbeheer en verbeter je je klantenrelaties.
Praktische stappen om een office sidekick in te schakelen voor optimalisatie
Oké, je bent overtuigd. Hoe beginnen we nu aan procesoptimalisatie voor jouw onderneming?
- Je maakt een vrijblijvende afspraak voor een kennismaking
- We stellen samen je behoeftenanalyse op
- Ik stel een concrete takenlijst op, die we desgewenst nog eens overlopen
- Jij focust je op je kerntaken, terwijl ik je processen optimaliseer
Je kan me via mail bereiken of als je liever belt, kan dat natuurlijk ook. Doe je dat bellen toch niet zo graag? Ook dat is een taak die je aan je office sidekick kan uitbesteden.
Conclusie: tijds- en kwaliteitswinst door optimalisatie
Er valt heel wat tijd en kwaliteit in je bedrijf te winnen door je processen te optimaliseren. In deze blog zijn er slechts enkele voorbeelden vermeld, er zijn nog zoveel meer mogelijkheden.
Wil je meteen aan de slag, contacteer me dan snel en boek je gratis kennismaking in.
Denk er alvast eens over na: welke processen zou jij graag willen optimaliseren?