In deze blogpost bespreken we de zes taken die je meteen kan uitbesteden als ondernemer.
Waarom taken delegeren aan een office assistant?
Soms is het tijdbesparend als je als ondernemer taken delegeert. Waarom zou je dan een personal assistant, virtual assistant, freelance secretaresse kiezen? Ten eerste voegt het superveel waarde toe aan je bedrijf, dit omdat de expertise wordt toegevoegd en jij dan meer tijd en focus hebt voor jouw kernactiviteiten. In het algemeen zorgt dit dus voor minder stress. Last but not least, is het ook een stuk goedkoper dan personeel aannemen, want een assistant werkt gewoon op factuur.
1. Agendabeheer en afspraken inplannen
Een eerste taak die je kan uitbesteden is agendabeheer. Door een office sidekick in te schakelen voor je agendabeheer, hoef jij je niet meer druk te maken over afspraken inplannen. Dit verhoogt je productiviteit als ondernemer, jouw afspraken worden ingepland en jij kan je focussen op wat echt belangrijk is.
Een office sidekick neemt contact op met jouw potentiële klanten, leveranciers en andere belangrijke partners voor jouw bedrijf. Samen komen ze tot een geschikte plaats, tijd en datum. Je office sidekick beheert deze afspraken, boekt ze in in jouw agenda, zorgt ervoor dat je tijdig herinneringen krijgt hierover, voorkomt dubbele boekingen, …
Dit doen we dan uiteraard met de tools die jij handig vindt, of die we samen ingesteld hebben. Dat kan bijvoorbeeld met Google Calendar, Calendly, de kalender van Microsoft Outlook, iCal.
2. E-mailbeheer en inboxorganisatie
Een andere taak die je kan uitbesteden is e-mailbeheer als terugkerende taak of inboxorganisatie als eenmalige taak.
Als terugkerende taak je e-mail laten beheren is slim, voordat jij jouw inbox bekijkt, heeft je office sidekick die al gefilterd en op prioriteit georganiseerd. Zo hoef je niet elke dag opnieuw door het kluwen van ongewenste mails werken. Je kan meteen duiken in de mails die belangrijk zijn voor jou.
Wist je dat mijn inbox bijvoorbeeld “inbox zero” is? Mails worden dagelijks georganiseerd in mappen en op vaste momenten worden deze dan verwerkt. Hierdoor gaat je stress ook een heel deel naar beneden want je wordt niet voortdurend herinnerd aan openstaande taken. Samen eenmalig heldere automatische regels en mappen instellen, kan je heel wat stress besparen.
Als je hiervoor beroep wilt doen op mevrouw Mariette, bekijk dan zeker eens onze diensten.
3. Klanten- en relatiebeheer (CRM)
Een derde taak je kan uitbesteden is klanten- en relatiebeheer, oftewel je CRM. CRM betekent “Customer Relationship Management”. Er zijn verschillende programma’s zoals Teamleader, Odoo, Hubspot op de markt.
Concreet betekent dit:
- inventariseren welke contacten je hebt: klanten, leveranciers, belangrijke partners
- contactmomenten bijhouden: wanneer had je voor het laatst contact en wat werd besproken?
- logische volgorde opstellen van contactmomenten: bv. eerste uitnodiging, gesprek, offerte, bespreking offerte, opstart werken, opvolging werken, feedback
- tijdig offertes opvolgen
Een aantal van deze taken kan ook geautomatiseerd worden, alweer een zorg minder! Bovendien zorgt een goede opvolging voor een hogere klantentevredenheid en betere conversies.
4. Financieel en administratief werk (facturatie en inkoop)
Hoe een office sidekick je kan helpen met het financieel beheer is net iets ingewikkelder. Het ligt wettelijk vast welke taken je wel en niet mag uitbesteden, boekhouder is namelijk een beschermd beroep. Niettemin zijn er wel een aantal taken die jouw office sidekick samen met jou kan stroomlijnen, voorbereiden en opvolgen.
Een samenwerking tussen je office sidekick en jouw eigen boekhouder is ook altijd mogelijk.
Zelf gebruik ik Dexxter en ik ben super tevreden van de overzichtelijke manier van werken. Ideaal voor ondernemers met een eenmanszaak. Wil je Dexxter ook in jouw onderneming gebruiken? Via deze link krijg je korting!
5. Projectbeheer en planning
Een vijfde taak die handig is om uit te besteden aan je office sidekick is projectbeheer en planning. Efficiënt (samen)werken aan je bedrijf zorgt voor een heldere visie op dagdagelijkse taken, zonder de doelen en missie van je bedrijf uit het oog te verliezen.
Een office sidekick kan je helpen taken toewijzen, deadlines bewaken en planningstools gebruiken. Hier zijn ook weer verschillende programma’s voor op de markt, bv. Trello, Meistertask en Odoo. Een office sidekick kan dit voor jou helemaal installeren, op punt zetten, optimaliseren en onderhouden.
6. Documentbeheer en archivering
Een laatste taak die je meteen kan uitbesteden als ondernemer is documentbeheer en archivering.
Dit kan gaan over een eenmalige “grote kuis” van je papieren en/of digitale bestanden of het regelmatig beheer van je mappen en organisatie. Zo kan je office sidekick je ondersteunen om een papierloze ondernemer te worden, je mappen te organiseren zodat werknemers weten waar ze alles kunnen vinden, …
Hier heb je heel leuke en handige tools voor zoals Google Drive, iCloud, Dropbox en mijn persoonlijke favoriet: Notion.
De kracht van uitbesteden: meer tijd voor groei en innovatie
Als ondernemer kan je heel wat tijd besparen wanneer je één of meerdere van deze taken uitbesteedt aan een office sidekick. Zo is er meer tijd en energie over om je te focussen op de kwaliteit van jouw onderneming. Ook de optimalisatie van nieuw ingevoerde processen of bestaande processen zorgen voor heel wat tijdswinst, meer weten: lees deze blogpost.
Wil jij ook meer tijd voor je bedrijf? Ontdek hoe ik je kan helpen.
Tips voor een effectieve samenwerking met je office sidekick
Samenwerken met een goede office sidekick heeft heel wat voordelen. Hoe je zo’n office sidekick best kiest, lees je in mijn blog: Hoe kies je een office sidekick voor je bedrijf?.
Boek je meteen een afspraak? Dat kan!