Hoe kies je een office sidekick voor je bedrijf?

In deze blogpost bespreken we de vraag: Hoe kies je een office sidekick voor je bedrijf?

Waarom een office sidekick? De voordelen voor jouw bedrijf

Bij het in dienst nemen van een office sidekick in jouw bedrijf, zijn er heel wat voordelen. Door taken uit handen te geven die jij minder graag doet, of minder goed kan, boek je een enorme tijdswinst. Tijd die jij dan weer kan investeren in taken die je wel graag doet en waar jij energie van krijgt. Dankzij de expertise van jouw office sidekick, zullen de taken misschien ook wel efficiënter verlopen, waardoor je daar ook weer extra tijd kan winnen om samen nog meer te verwezenlijken in jouw zaak.

Welke taken kan een office sidekick overnemen?

Afhankelijk van de expertise van jouw office sidekick, zijn er verschillende mogelijkheden. Stel, jouw inbox bezorgt je elke ochtend meteen stress, dan kan jouw office sidekick die voor jou organiseren en beheren. Hoeveel je zelf nog wilt doen, kan je uiteraard samen bespreken. Ook dingen zoals agendabeheer, administratief werk, klantbeheer en projectondersteuning zijn allemaal taken die je samen kan doen, of kan overlaten aan je office sidekick. Bekijk hier ook zeker de mogelijkheden van mevrouw Mariette.

Virtueel of fysiek? De voordelen van een virtuele office sidekick.

Je kan natuurlijk altijd zelf beslissen wat voor jouw zaak het meest interessant is, iemand op kantoor, een virtuele sidekick of een mix van de twee. Op kantoor is er persoonlijk contact en zijn fysieke zaken gemakkelijker te organiseren, zoals bijvoorbeeld de postverwerking of papieren facturen inboeken. Een office sidekick die virtueel ondersteunt is natuurlijk een stuk flexibeler en bespaart je kosten zoals kilometervergoeding en een werkplek extra inrichten. Onderzoek toont aan dat remote werken productiever werkt, nog een win. Uiteraard kan je ook voor een hybride oplossing kiezen waarbij zowel in-house als virtueel gecombineerd worden.

Eigenschappen om te zoeken in een goede office sidekick

Enkele belangrijke kwaliteiten die je mag verwachten van een office sidekick:

• organisatievermogen
• communicatievaardigheden
• probleemoplossend vermogen
• software-technisch ingesteld

Diensten en tarieven: wat kun je verwachten?

Eigenlijk geldt ook hier weer dat alles bespreekbaar is, zolang je maar binnen de zakelijke dienstverlening blijft. Sommige assistenten kiezen voor een vast uurtarief, sommige voor een uurtarief per soort dienst (eenvoudige taken als facturen inboeken komen dan goedkoper uit, dan bijvoorbeeld eventplanning) en dan zijn er ook nog de pakketten (een inboxbeheer-pakket, of een ondersteuning van 10 uur per maand bijvoorbeeld). Het belangrijkste is natuurlijk dat deze ondersteuning waarde toevoegt aan jouw bedrijf.

Waar vind je een betrouwbare office sidekick?

Er zijn verschillende opties, er bestaan freelance platformen, gespecialiseerde bureaus of misschien kreeg je wel een aanbeveling van een collega ondernemer. Het belangrijkste voor een goede match tussen jouw onderneming en je office sidekick is een goed gevoel. Als je geen fijne klik hebt met de persoon die jouw administratief zal ontzorgen, loopt het vroeg of laat mis. Dus als je graag eens kijkt of de klik er is, plan dan gerust een gesprek in.

Hoe beoordeel je of een office sidekick bij jouw bedrijf past?

Bij een eerste kennismakingsgesprek voel je vaak al snel of de klik er is of niet. Daarnaast kan je ook kijken of de competenties voor jouw opdracht aanwezig zijn in je kandidaat. Denk bijvoorbeeld aan een slordige boekhouder, dat voelt niet juist. Of iemand die in contact zal staan met jouw klanten en niet stipt is, dat komt jouw imago als bedrijf niet ten goede. Kies dus de juiste persoon voor de passende taak.

Het proces van inwerken en samenwerken met een office sidekick

Als na een kennismaking blijkt dat jullie een goede match zijn, plan dan alvast samen een eerste moment waar de concrete taken worden overlopen. Communiceer duidelijk wat jij van je sidekick verwacht en luister aandachtig naar wat je sidekick van jou verwacht. Je sidekick maakt een overzicht van alle taken (want de administratie doe jij nu even niet) en dan kunnen jullie van daar verder.

Conclusie: investeer in de juiste office sidekick voor succes en groei

Zo, je hebt een goede match gevonden, aan de slag! Ik som nog even de voordelen van een office sidekick op:

• tijdswinst
• meer energie voor je kerntaken
• meer efficiëntie in je bedrijf
• en natuurlijk ook kostenbesparend: je betaalt enkel voor de taken die je nodig hebt en op voorhand hebt afgesproken

Ben je nu helemaal enthousiast om meteen aan de slag te gaan? Contacteer me en we plannen meteen een vrijblijvend kennismakingsgesprek.